Datenschutz bei Vergaben

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Sächsisches Staatsministerium für Soziales und Gesellschaftlichen Zusammenhalt
Albertstraße 10
01097 Dresden

E-Mail: Poststelle@sms.sachsen.de
Telefon: 0351-564-0

Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten

Sächsisches Staatsministerium für Soziales und Gesellschaftlichen Zusammenhalt
Albertstraße 10 
01097 Dresden

E-Mail: DSB@sms.sachsen.de
Telefon: 0351-564-56322

Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung der personenbezogenen Daten

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken: 

• Durchführung von Vergabeverfahren
  • Beantwortung von Fragen der Interessenten
  • Abfrage und Überprüfung der Eignung der Bieter
  • Abfrage und Überprüfung des Vorliegens von Ausschlussgründen
  • Dokumenten- und Vertragsmanagement

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung: 

• Datenschutz-Grundverordnung 
  • zur Erfüllung eines Vertrages (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO) 
  • zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO) 
  • für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e) DSGVO)
• § 3 Absatz 1 Gesetz zur Durchführung der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz – SächsDSDG)

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden – soweit dies zur Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist – weitergegeben an:

• Bundesamt für Justiz: Einholung von GZR-Auskünften gemäß § 150a GewO
• Bundeszollverwaltung: Einholung von Auskünften betreffend Eignung/Vorliegen von Ausschlussgründen
• Beim Auftraggeber an diejenigen Beschäftigten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben im Rahmen des Vergabeverfahrens benötigen
• ggf. Nachprüfungsbehörden zur Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens
• ggf. frühere Auftraggeber im Rahmen der Referenzüberprüfung
• andere Auftragnehmer des Auftraggebers, sofern es für die Auftragsausführung erforderlich ist

Der Auftraggeber bedient sich ggf. externer Dienstleister und wird diesen zur Erfüllung ihrer Tätigkeiten, falls erforderlich, auch personenbezogene Daten zugänglich machen. Externe Dienstleister werden eingesetzt: 

• zum Betrieb der elektronischen Vergabeplattform (Staatsbetrieb Sächsische Informationsdienste),
• zur Fehleranalyse und -beseitigung in der Vergabesoftware (eVergabe.de GmbH und Administration Intelligence AG) und
• als rechtliche Berater/Verfahrensbevollmächtigte, insbesondere zur Unterstützung bei etwaigen Rügen, Nachprüfungs- und Beschwerdeverfahren. 

Die Dienstleister dürfen die personenbezogenen Daten ausschließlich im Auftrag des Auftraggebers und nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten und müssen die Daten vertraulich behandeln. 

Außerdem erfolgt die Weitergabe von personenbezogenen Daten: 

• zum Nachweis der ordnungsgemäßen Durchführung des Vergabeverfahrens ggü. dem Sächsischen Rechnungshof oder anderen prüfberechtigten Dritten (z. B. zentrale Prüfgruppe der europäischen Strukturfonds). 

Diese Stellen dürfen die personenbezogenen Daten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwenden und müssen die Daten vertraulich behandeln. 

Informationen, mit denen eine natürliche Person direkt oder indirekt – insbesondere durch die Verwendung ihres Namens in der Firmenbezeichnung – identifiziert werden kann, erhalten auch die nicht berücksichtigten Bieter in einem Vergabeverfahren. 

Nach Vertragsschluss werden der Name und die Kontaktdaten des Auftragnehmers im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union (TED) veröffentlicht.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Gemäß § 8 Absatz 4 der Vergabeverordnung (VgV) sind Vergabeunterlagen bis zum Ende der Laufzeit des Vertrages oder der Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags. Sind die Daten für die Erfüllung der vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zur Erfüllung längerer Auf-bewahrungsfristen. Die Aufbewahrung erfolgt mindestens im Rahmen der in den einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften, insbesondere die in Ziff. VIII. der VwV Aktenführung vom 31. Mai 2013 (SächsABl. S. 624), zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 4. Dezember 2017 (SächsABl.SDr. S. S 352), geregelten Aufbewahrungszeiten, die im Regelfall zehn Jahre beträgt. Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akten oder Vorgänge geschlossen wurden.

Rechte der Betroffenen

Jede betroffene Person, deren personenbezogene Daten vom Auftraggeber verarbeitet werden, hat nach Maßgabe der nachfolgend benannten Vorschriften folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden (Artikel 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Artikel 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten (Artikel 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Artikel 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie einem Verantwortlichen bereitgestellt haben, zu erhalten und einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln) (Artikel 20 DSGVO)
• Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten einzulegen (Artikel 21 DSGVO).

Widerrufsrecht bei Einwilligung

Wenn Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit einer entsprechenden Erklärung eingewilligt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für den Vertragsschluss erforderlich. Bei Nichtbereitstellung dieser Daten kann möglicherweise das Vergabeverfahren nicht erfolgreich durchgeführt und/oder der Vertrag nicht aus- bzw. fortgeführt werden.

Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzvorschriften verstößt, haben Sie gemäß Artikel 77 Absatz 1 DSGVO ein Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde.

Die für den Auftraggeber zuständige Aufsichtsbehörde ist 

Der Sächsische Datenschutzbeauftragte
Postfach 110132 
01330 Dresden

Telefon:    0351 85471 101
Telefax:    0351 85471 109

E-Mail:     saechsdsb@slt.sachsen.de
(Kein Zugang für elektronisch signierte Dokumente!)