Datenschutz bei Veranstaltungen des Sächsischen Staatsministeriums für Soziales und Gesellschaftlichen Zusammenhalt

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir einen Überblick über die Verarbeitung personenbezogener Daten von Besucherinnen und Besuchern, die Veranstaltungen des Staatsministeriums für Soziales und Gesellschaftlichen Zusammenhalt (SMS) besuchen.

Es werden die personenbezogenen Daten verarbeitet, die zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen des SMS benötigt werden.

Es können Daten folgender Datenkategorien der Besucherin oder des Besuchers und ihrer oder seiner Begleitperson(en) verarbeitet werden:

• Name, Vornamen
• erforderlichenfalls: Firma, Behörde oder sonstige Institution bei der die Besucherin oder der Besucher beschäftigt ist
• erforderlichenfalls: Amts- oder Dienstbezeichnung
• Anschrift
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer, Telefaxnummer etc.)
• erforderlichenfalls bei gesteigerten Sicherheitsanforderungen: Personalausweis-, Passnummer

Ist eine Anmeldung zur Veranstaltung erforderlich, ergeben sich die konkreten Angaben aus dem Anmeldeformular.

Das SMS erhebt und verarbeitet darüber hinaus zum Zweck der Veranstaltungsorganisation Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (beispielweise Homepages, andere öffentlich zugängliche Verzeichnisse).

Auf einigen Veranstaltungen werden Foto- oder Videoaufnahmen zur Presse- und Öffentlichkeitsarbeit angefertigt. Dies wird im Eingangsbereich der Veranstaltungen angekündigt. Diese werden für die Dokumentation und Nachberichterstattung sowie Bewerbung verwendet.

Mit dem Betreten des Veranstaltungsgeländes willigen die Besucherinnen und Besucher in die unentgeltliche Veröffentlichung ein, ohne dass es Ihrer ausdrücklichen Erklärung bedarf. Sollte eine Besucherin oder ein Besucher mit der Veröffentlichung nicht einverstanden sein, hat sie oder er die Möglichkeit dies der Fotografin oder dem Fotografen vor Ort mitzuteilen.

Die Daten werden zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung verarbeitet und um der Besucherin und dem Besucher Informationen im Rahmen der Veranstaltungen und über die Arbeit des SMS zur Verfügung zu stellen. Das SMS erhebt nur solche Daten, die erforderlich sind. Des Weiteren kann eine Verarbeitung erforderlich sein, um die Sicherheit der Veranstaltung zu gewährleisten.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben, die dem SMS zugewiesen wurden (beispielsweise Informationsveranstaltungen, Konferenzen) nach § 3 SächsDSDG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e DSGVO oder die Einwilligung der Besucherinnen und Besucher nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe a DSGVO .

Innerhalb des SMS haben nur diejenigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff auf die Daten, die notwendigerweise an der Organisation der Veranstaltung beteiligt sein müssen.

Soweit das SMS externe Dienstleister mit der Vorbereitung, Durchführung oder Nachbereitung der Veranstaltung beauftragt, wird mit diesen ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen, der diese verpflichtet den Datenschutz einzuhalten.

Führt das SMS Veranstaltungen mit Kooperationspartner durch (andere Ministerien, Behörden usw.) werden die Daten auch von diesen Kooperationspartnern datenschutzkonform verarbeitet. Welche Kooperationspartner dies sind, teilt das SMS im Vorfeld der Veranstaltungen auf geeignete Weise mit.

Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald eine Verarbeitung nicht mehr erforderlich ist, spätestens nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Eine Übermittlung von Daten an einen Staat außerhalb der Europäischen Union/des EWR (Drittstaat) erfolgt nicht.

Den Betroffenen stehen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen die in der Allgemeinen Datenschutzinformation aufgeführten Rechte zu.

Als Empfänger von Anschreiben und Einladungen können die betroffenen Personen jederzeit der Zusendung und Verarbeitung widersprechen.

Ist eine Einwilligung die einzige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten, hat die Person zusätzlich das Recht die Einwilligung nach den in Art. 7 Abs. 3 DSGVO genannten Voraussetzungen zu widerrufen.